Как написать, приказ об электронном документообороте образец?
Приказ об электронном документообороте
[Наименование организации][Адрес организации]
[Телефон/факс/электронная почта]
ПРИКАЗ
от [дата] № [номер приказа]
[Наименование организации]
О внедрении электронного документооборота
В целях оптимизации работы с документами, повышения эффективности взаимодействия между структурными подразделениями, а также в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации в области электронного документооборота,
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Внедрить систему электронного документооборота (ЭДО) в [наименование организации] с [дата начала внедрения].
- Назначить ответственным за внедрение и сопровождение системы ЭДО [Ф.И.О., должность].
- Организовать обучение сотрудников по работе с системой ЭДО. Ответственными за обучение назначаются [Ф.И.О. и должности].
- Установить порядок документооборота:
- Все входящие и исходящие документы обрабатываются в системе ЭДО.
- Установить сроки обработки документов: [указать сроки, например, 1 рабочий день для первичной обработки, 3 рабочих дня для согласования и т.д.].
- Определить обязательные форматы документов для работы в системе.
- Обеспечить техническую поддержку пользователей системы ЭДО. Ответственным за техническую поддержку назначается [Ф.И.О., должность].
- Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на [Ф.И.О., должность].
- Настоящий приказ довести до сведения всех сотрудников [наименование организации] и разместить на официальном сайте/в корпоративной системе.
[Ф.И.О.]
[Подпись]
[М.П.]
Приложение 1: Порядок работы с системой ЭДО
- Регистрация в системе:
- Все сотрудники должны пройти регистрацию в системе ЭДО.
- Для доступа необходимо заполнить форму и предоставить ее ответственному за внедрение.
- Создание и отправка документов:
- Для создания документа использовать шаблоны, размещенные в системе.
- Все документы отправляются на согласование через систему ЭДО.
- Получение и обработка документов:
- Входящие документы автоматически поступают в личный кабинет пользователя.
- Сотрудники обязаны проверять и обрабатывать входящие документы ежедневно.
- Архивирование документов:
- Все документы, прошедшие согласование, должны архивироваться в системе.
- Установить срок хранения документов: [указать срок, например, 5 лет].
- Периодический аудит:
- Проводить проверки на соответствие установленным регламентам работы с ЭДО не реже одного раза в полугодие.
Приложение 2: График обучения сотрудников
- Первый курс обучения: [дата] – [количество человек, отделы].
- Второй курс обучения: [дата] – [количество человек, отделы].
- Дополнительные семинары: [дата] – по мере необходимости.
Подписи ответственных лиц
[Ф.И.О., должность ответственного за внедрение][Ф.И.О., должность ответственного за обучение]
[Ф.И.О., должность ответственного за техническую поддержку]
Примечание: Указанный порядок и приложение могут быть изменены в зависимости от специфики работы организации и используемой системы ЭДО.