Как создать, хранения документов договор образец?
Хранение документов, особенно договоров, имеет большое значение для бизнеса и личной жизни, поскольку эти документы могут служить юридическими доказательствами и быть необходимыми для различных проверок. Ниже приведён образец инструкции по хранению договоров, которая может быть полезна для организаций и индивидуальных предпринимателей.
Инструкция по Хранению Договоров
1. Общие Положения1.1. Настоящая инструкция устанавливает порядок хранения договоров и других важных документов, обеспечивая их сохранность и доступность.
1.2. Хранение договоров должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством, внутренними регламентами организации и требованиями по документообороту.
2. Классификация Договоров
2.1. Все договоры классифицируются по следующим категориям:
- Основные договоры (договоры купли-продажи, аренды, подрядные и др.).
- Дополнительные соглашения.
- Изменения и дополнения к договорам.
- Приложения и акты.
3.1. Физическое Хранение:
- Документы, хранящиеся в бумажном виде, должны быть размещены в специально оборудованных местах (архивах, шкафах для документов и др.).
- Необходимо использовать огнеупорные и водостойкие сейфы или шкафы.
- Договоры должны быть упорядочены в папки и файлы, пронумерованы и подписаны.
- Электронные версии договоров должны быть сохранены в защищённых электронных системах хранения данных.
- Необходимо использовать надёжные системы резервного копирования данных.
- Доступ к электронным документам должен быть ограничен по ролям и правам пользователей.
4.1. Срок хранения договоров определяется в зависимости от типа документа и требований законодательства:
- Договоры, как правило, хранятся в течение 5 лет после окончания действия договора.
- В случае наличия судебных или арбитражных дел сроки хранения могут быть продлены до завершения разбирательства.
5.1. Доступ к хранимым договорам предоставляется только уполномоченным лицам, назначенным в соответствии с внутренними регламентами.
5.2. Доступ к электронным документам должен быть защищён с использованием паролей и шифрования.
6. Уничтожение Документов
6.1. Документы, срок хранения которых истёк, должны быть уничтожены в соответствии с внутренними процедурами:
- Бумажные документы должны быть уничтожены с помощью шредера или другого устройства для уничтожения бумаги.
- Электронные файлы должны быть удалены из всех систем хранения с последующей очисткой данных.
7. Ответственность
7.1. За соблюдение данной инструкции несёт ответственность назначенное лицо или отдел, ответственный за документооборот.
7.2. Регулярно проводятся проверки и аудиты хранения документов для обеспечения их надлежащего состояния и доступности.
8. Заключительные Положения
8.1. Все изменения и дополнения к настоящей инструкции должны утверждаться руководством организации.
8.2. Инструкция вступает в силу с момента её утверждения и доводится до сведения всех сотрудников, ответственных за хранение документов.
Эта инструкция может быть адаптирована в зависимости от конкретных требований вашей организации и особенностей законодательства вашей страны.