Хранения документов договор образец скачать

Как создать, хранения документов договор образец?​

Хранение документов, особенно договоров, имеет большое значение для бизнеса и личной жизни, поскольку эти документы могут служить юридическими доказательствами и быть необходимыми для различных проверок. Ниже приведён образец инструкции по хранению договоров, которая может быть полезна для организаций и индивидуальных предпринимателей.

Инструкция по Хранению Договоров​

1. Общие Положения

1.1. Настоящая инструкция устанавливает порядок хранения договоров и других важных документов, обеспечивая их сохранность и доступность.

1.2. Хранение договоров должно осуществляться в соответствии с действующим законодательством, внутренними регламентами организации и требованиями по документообороту.

2. Классификация Договоров

2.1. Все договоры классифицируются по следующим категориям:

• Основные договоры (договоры купли-продажи, аренды, подрядные и др.).
• Дополнительные соглашения.
• Изменения и дополнения к договорам.
• Приложения и акты.

3. Условия Хранения

3.1. Физическое Хранение:

• Документы, хранящиеся в бумажном виде, должны быть размещены в специально оборудованных местах (архивах, шкафах для документов и др.).
• Необходимо использовать огнеупорные и водостойкие сейфы или шкафы.
• Договоры должны быть упорядочены в папки и файлы, пронумерованы и подписаны.

3.2. Электронное Хранение:

• Электронные версии договоров должны быть сохранены в защищённых электронных системах хранения данных.
• Необходимо использовать надёжные системы резервного копирования данных.
• Доступ к электронным документам должен быть ограничен по ролям и правам пользователей.

4. Сроки Хранения

4.1. Срок хранения договоров определяется в зависимости от типа документа и требований законодательства:

• Договоры, как правило, хранятся в течение 5 лет после окончания действия договора.
• В случае наличия судебных или арбитражных дел сроки хранения могут быть продлены до завершения разбирательства.

5. Доступ к Документам

5.1. Доступ к хранимым договорам предоставляется только уполномоченным лицам, назначенным в соответствии с внутренними регламентами.

5.2. Доступ к электронным документам должен быть защищён с использованием паролей и шифрования.

6. Уничтожение Документов

6.1. Документы, срок хранения которых истёк, должны быть уничтожены в соответствии с внутренними процедурами:

• Бумажные документы должны быть уничтожены с помощью шредера или другого устройства для уничтожения бумаги.
• Электронные файлы должны быть удалены из всех систем хранения с последующей очисткой данных.

6.2. Все операции по уничтожению документов должны быть документированы и подтверждены актом о списании.

7. Ответственность

7.1. За соблюдение данной инструкции несёт ответственность назначенное лицо или отдел, ответственный за документооборот.

7.2. Регулярно проводятся проверки и аудиты хранения документов для обеспечения их надлежащего состояния и доступности.

8. Заключительные Положения

8.1. Все изменения и дополнения к настоящей инструкции должны утверждаться руководством организации.

8.2. Инструкция вступает в силу с момента её утверждения и доводится до сведения всех сотрудников, ответственных за хранение документов.

Эта инструкция может быть адаптирована в зависимости от конкретных требований вашей организации и особенностей законодательства вашей страны.

СКАЧАТЬ​