Как составить, регламент по согласованию договоров образец?
Регламент по согласованию договоров
1. Введение
1.1. Настоящий регламент устанавливает порядок и сроки согласования договоров в организации, а также определяет ответственность всех участников процесса согласования.
1.2. Целью данного регламента является обеспечение согласованности, юридической чистоты и эффективности договорных отношений, а также соблюдение интересов организации.
2. Основные понятия
2.1. Договор — соглашение между двумя или более сторонами, создающее, изменяющее или прекращающее их права и обязанности.
2.2. Согласование договора — процесс проверки и одобрения условий договора различными службами и должностными лицами организации.
3. Этапы согласования
3.1. Инициирование согласования
3.1.1. Инициатор (заявитель) договора представляет проект договора в установленном формате в соответствующий структурный подразделение (например, юридический отдел, финансовый отдел).
3.1.2. При подаче проекта договора необходимо предоставить все сопутствующие документы и информацию, включая описания предмета договора, обоснования, финансовые и юридические расчеты, а также предварительные согласования с другими заинтересованными сторонами.
3.2. Первичная проверка
3.2.1. Юридический отдел осуществляет первичную проверку проекта договора на соответствие законодательству и внутренним нормативным документам организации.
3.2.2. Финансовый отдел проверяет финансовые условия договора, включая платежные обязательства, налоги, комиссии и прочие финансовые аспекты.
3.2.3. Отдел снабжения или другие соответствующие подразделения проводят проверку условий, касающихся поставок товаров или услуг.
3.3. Согласование условий
3.3.1. По результатам первичной проверки, проект договора может быть возвращен инициатору для внесения корректировок или дополнений.
3.3.2. После внесения необходимых изменений, проект договора передается на согласование в другие структурные подразделения или высшее руководство в зависимости от уровня ответственности и суммы договора.
3.3.3. Каждый участник процесса согласования должен подтвердить согласие или предоставить замечания в установленный срок.
3.4. Подготовка к подписанию
3.4.1. После получения всех необходимых согласований и устранения замечаний, проект договора подготавливается к подписанию.
3.4.2. Юридический отдел проверяет окончательную версию договора на наличие всех требуемых подписей и печатей.
3.4.3. Договор подписывается уполномоченными лицами организации.
3.5. Регистрация и хранение
3.5.1. Подписанный договор регистрируется в системе учета договоров (если таковая имеется) и/или в журнале учета договоров.
3.5.2. Оригинал договора передается в архив или в соответствующее подразделение для хранения.
4. Ответственность
4.1. Инициатор договора несет ответственность за предоставление полного и точного пакета документов, а также за соблюдение сроков согласования.
4.2. Юридический отдел несет ответственность за правовую экспертизу договора и корректность его условий в соответствии с законодательством.
4.3. Финансовый отдел несет ответственность за проверку финансовых условий договора.
4.4. Все участники процесса согласования обязаны соблюдать установленные сроки и предоставлять свои замечания или одобрение в срок.
5. Сроки согласования
5.1. Первичная проверка договора должна быть завершена в течение 3 рабочих дней с момента получения проекта.
5.2. Согласование условий договора всеми участниками должно быть завершено в течение 7 рабочих дней с момента получения проекта на согласование.
5.3. Подготовка договора к подписанию и его регистрация должны быть выполнены в течение 2 рабочих дней после завершения согласования.
6. Заключительные положения
6.1. Изменения и дополнения к настоящему регламенту вносятся по мере необходимости и утверждаются приказом руководства организации.
6.2. Настоящий регламент вступает в силу с момента его утверждения и доведения до сведения всех сотрудников организации.
Утверждено:
[Дата]
[Подпись]
[Ф.И.О.]
[Должность]