Как сформировать, правило заполнения платежной ведомости образец?
Заполнение платежной ведомости — это важный процесс, который требует точного соблюдения установленных правил. Вот пошаговая инструкция с подробным описанием каждого этапа заполнения платежной ведомости.
Шаг 1: Заполнение шапки ведомости
- Название документа — В верхней части ведомости должно быть указано «Платежная ведомость» (или аналогичное название).
- Номер документа — Указывается порядковый номер ведомости (например, ПВ №123).
- Дата составления — Необходимо указать дату заполнения ведомости (например, 10 сентября 2024 года).
- Организация — Полное наименование организации, которая выплачивает заработную плату (например, ООО «СтройТех»).
- Подразделение — Если ведомость составляется для отдельного подразделения организации, указывается его название (например, Отдел продаж).
- Период — Указываются дата начала и окончания периода, за который начисляется заработная плата (например, с 01 по 30 сентября 2024 года).
Шаг 2: Заполнение основной части
- Табличная часть — Главная часть ведомости, которая состоит из следующих столбцов:
- № п/п — Порядковый номер сотрудника в ведомости.
- ФИО работника — Полное имя, фамилия и отчество каждого сотрудника.
- Табельный номер — Указывается табельный номер работника, присвоенный ему в организации.
- Должность — Должность сотрудника на момент выплаты.
- Оклад/Начисленная сумма — Сумма начисленной заработной платы (с указанием оклада или общей суммы начислений).
- НДФЛ — Сумма удержанного налога на доходы физических лиц (13% для резидентов РФ).
- К выплате — Сумма, которую сотрудник должен получить на руки, то есть начисленная сумма минус налоги.
- Подпись в получении — Каждый сотрудник расписывается в ведомости, подтверждая получение денежных средств.
- Примечания — Этот столбец заполняется, если имеются дополнительные замечания по конкретному сотруднику (например, удержания, алименты и т. д.).
Шаг 3: Учет удержаний и вычетов
- Расчет НДФЛ — Рассчитывается налог на доходы физических лиц:
- Пример: начислено 50 000 рублей. НДФЛ = 50 000 × 13% = 6 500 рублей.
- Сумма к выплате = 50 000 - 6 500 = 43 500 рублей.
- Другие удержания — Если с заработной платы сотрудника удерживаются алименты, штрафы или другие суммы, это указывается в ведомости в отдельной строке. Вычеты записываются в графу «Примечания» или создается отдельная колонка «Удержания».
Шаг 4: Заключительные данные
- Ответственное лицо — В конце документа ставится подпись лица, ответственного за выплату зарплаты (чаще всего это бухгалтер или кассир), а также указываются его ФИО и должность.
- Дата утверждения — Указывается дата, когда ведомость была утверждена руководителем.
- Подпись руководителя — Руководитель организации ставит свою подпись на ведомости, подтверждая ее утверждение.
Пример платежной ведомости:
| № п/п | ФИО работника | Таб. № | Должность | Начислено (руб.) | НДФЛ (руб.) | К выплате (руб.) | Подпись в получении |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 12345 | Менеджер продаж | 50 000 | 6 500 | 43 500 | |
| 2 | Петрова Мария Петровна | 12346 | Бухгалтер | 45 000 | 5 850 | 39 150 | |
| 3 | Сидоров Алексей Николаевич | 12347 | Кассир | 40 000 | 5 200 | 34 800 |
Шаг 5: Хранение и сдача документации
- Хранение — Платежная ведомость должна храниться в бухгалтерии в течение установленного законодательством срока (не менее 5 лет).
- Отчетность — По итогам выплаченной заработной платы бухгалтерия формирует отчет в налоговую инспекцию и в другие контролирующие органы.