Как написать, как вести протокол совещания секретарю образец?
Протокол совещания: образец и рекомендации по ведению
1. Заголовок- Название документа: "Протокол совещания"
- Дата проведения совещания
- Время начала и окончания
- Место проведения
- Название организации
- Полные фамилии, имена и отчества всех присутствующих
- Должности участников
- Указать, кто отсутствовал и причины (если известны)
- Краткий перечень вопросов, которые были рассмотрены на совещании
- Указать порядок обсуждения
- Фиксировать основные моменты обсуждения:
- Каждое обсуждение вопроса (кто выступал, основные идеи, предложения, дискуссии)
- Решения, принятые по каждому пункту повестки дня
- Дата, до которой необходимо выполнить определённые действия, если таковые были определены
- Перечислить все поручения, данные участникам:
- Кто за что отвечает
- Сроки выполнения задач
- Необходимость отчетности о выполнении
- Подводится итог совещания
- Если есть планы на следующее совещание, указать дату и место
- Подписи всех участников, подтверждающие согласие с протоколом
- Подпись секретаря совещания
Пример протокола
Протокол совещанияДата: 28 сентября 2024 года
Время: 10:00 - 11:30
Место: Конференц-зал, офис ООО "Пример"
Участники:
- Иванов И.И. – директор
- Петрова П.П. – начальник отдела маркетинга
- Сидоров С.С. – главный бухгалтер
- Кузнецова К.К. – секретарь
- Васильев В.В. – по болезни
- Обсуждение результатов квартального отчета.
- Планирование рекламной кампании.
- Вопросы по оптимизации расходов.
1. Обсуждение результатов квартального отчета
Выступил Иванов И.И. – представил ключевые показатели. Участники обсудили рост продаж на 10%. Решение: продолжить текущие стратегии.
2. Планирование рекламной кампании
Петрова П.П. предложила новый план. Обсудили цели и бюджет. Решение: утвердить план с корректировками. Срок до 5 октября для внесения изменений.
3. Вопросы по оптимизации расходов
Сидоров С.С. представил отчет о расходах. Обсуждение привело к решению сократить затраты на офисные материалы на 15%.
Рекомендации и поручения:
- Петрова П.П.: подготовить финальную версию рекламного плана до 5 октября.
- Сидоров С.С.: пересмотреть бюджет на следующий месяц, отчет до 10 октября.
Итоги совещания положительные, все участники согласны с решениями. Следующее совещание назначено на 15 октября.
Подписи:
- ___________ (Иванов И.И.)
- ___________ (Петрова П.П.)
- ___________ (Сидоров С.С.)
- ___________ (Кузнецова К.К.)
Рекомендации по ведению протокола
- Ведите протокол в момент совещания, фиксируя все важные моменты.
- Используйте ясный и простой язык.
- Структурируйте информацию, чтобы она была легко читаема.
- Проверяйте факты и цифры, если это необходимо.
- Распространяйте протокол среди участников как можно скорее после совещания для подтверждения.